倘若要把公文撰写得妥当，极为至关要紧的首个步骤便是将文种挑选正确。好多人认为公文撰写起来颇具难度，实际上百分之八十的问题都源自于起始部分：没有弄明白是呈现给哪些人去看的，于是就把文体给用错了，最终即便写得极为投入也是枉费精力。一旦选对了文种，那么你的写作便达成了一半的成效。

先三定再动笔

于拿到写作任务之际，切莫急于去敲击键盘，而是要先行做出三个方面的判断。其一，需认定彼此之间的关系，明确发文的对方究竟是身为上级人员、平级人员还是下级人员，此为开展后续工作的基础所在。其二，要进而选定恰当的文种，倘若对方为上级，便选用请示报告；对方如同平级，就采用函以及告知性通知；一旦对方是下级，方可运用指令性通知与决定。其三，还得以确定内容为要务，当文种已然确定下来之后，写作的方向自然而然也就清晰明了起来了。

这仿佛是在出门之前才去查看天气预报，随而后决定相应要穿的衣服所呈现的一种情况。好多人在撰写公文时深感头疼，缘由是没去看天气便径直出门，最终致使写出来的内容既不符合上行文的规范，又和下行文的要求不相符，领导看了之后眉头紧皱，同级看了之后一头雾水。

上行文要会说话

对于上级而言，讲话之时要注重把握分寸，请示乃是向他人寻求帮忙办事，务必要将请求的具体内容以及请求的缘由清晰阐明，并且每次只提出一项请求，绝不可在一份请示当中罗列众多毫无关联之事，报告则是对工作进行汇报，着重阐述已完成的工作内容以及所取得的成果，无需领导给予批示回复！

有种文种叫意见甚是特别，其在对上对下以及平行关系中皆可运用。比如说要是针对上级提出建议，那语气可得委婉些，得多用诸如“建议”“考虑”这类词汇。需牢记一项原则：呈给上级的行文关键在于尊重，务必要让领导切实感觉到你是在替他们进行周全考量，而非给他们增添困扰。

平行文要讲礼数

当平级单位彼此进行交往时，采函这种形式是最为适宜恰当的，函犹如熟人之间所撰写的信件，其语气应当保持客气的状态，然而却又绝不能够过于随意，向对方提出请求予以协助帮忙时要采用“请予函复”这种表述，给予对方回应答复时则需用“特此函复”，通知在作为平行文的时候仅仅能够是具有告知性质的，像是开会通知、放假通知，是绝对不可以提出指令性要求的。

不是相互隶属关系的单位之间，就算对方的级别相较于你而言是低的，同样不可以采用命令的语气。有一些人在给别的局发送函件的时候，写成了“你局必须”，这样的情况就是对文种存在错误运用，应当将其更改成“请贵局予以协助”。平行文所注重的是通过商量的方式来处理事情。

下行文要有权威

面对下级讲话，能够稍微强硬些，然而强硬并不等同于蛮横无理。指令性通知，务必要清晰明确要求的具体内容、执行的人员对象以及完成的时间节点，语气需坚定，不过绝对不能过度生硬。纪要当作下行文的时候，更多地具备决策性，要将会议所确定下来的各项事项逐一详尽地书写清楚，从而让众人依照此去执行。

请示专门是被下游请求的，有请求方有被请求。被请求要针对请求具体事项逐个回应，赞同啥、非赞同啥、需求补充啥，皆得写清晰。不得下游询问东边方面，你却回答西边方面，亦不可表述晦涩，致使下游揣测你的意图。

特殊文种别混淆

行政机关所特有的文种是议案，党的机关并不使用，政府为向人大来提请审议的事项会用到议案，像提请审议预算调整方案这般，公告对国内外而言，通告针对一定范围，二者之间差别极大，公告不可随意运用，只有大事要事之时才会使用，诸如重大人事任免之类。

把决议跟纪要弄混淆时常发生，决议乃是于会议当中谈论并通过的重大决策，像党代会所通过的工作报告这般，纪要是用于记录会议状况以及议定的事项，在日常办公会、协调会当中较多运用纪要，记住这么一点，决议是决策的最终结果，纪要是会议记录加上决策。

日常公文别出错

给人员安排任免事宜乃是运用通知来进行，这属于告知性的通知，并不需要大伙去展开讨论，仅仅需要大伙清楚知晓即可。向着上级去呈上材料则得运用报告，就好比呈上年度总结，呈上工作方案这般。有人会乐意采用请示的方式以此呈上材料，然而这是不正确的，除非你是要求上级给予批复，不然的话一律都要用报告。

运用通知来对文件予以转发，上级所下发下来的文件，你若要转发给下级，需得在通知当中将所转发的究竟是什么文件、存在怎样的要求写明白，要是存在几个部门联合发布通知这一情况的话，要进行相互协商从而达成一致，对于排名顺序得加以讲究，主办单位得排在前面。

公文中的写作并非散文之创作，无需具备文采斐然之特性，然而务必做到准确无误且符合规范要求。于日常进行公文撰写之际，你最易在哪个环节遭遇阻碍呢？是难以区分究竟该运用请示这一文体还是报告这一文体，抑或是不清楚应当怎样开启文章的开头部分？欢迎于评论区域分享你在写作过程中所面临的困惑，点赞数量较多的留言我将会特意撰写文章予以解答。倘若认为这篇文章具备实用价值，记得将其转发给身旁经常撰写材料的友人。